Conservation des factures de ventes numériques : nouvelles précisions du fisc

Modalités de conservation des pièces comptables précisées en 2017

Le livre des procédures fiscales et le code général des impôts contiennent des obligations de conservation des documents relatifs à la facturation notamment. La question du stockage des documents et de la sécurisation de la conservation représente une contrainte réelle pour les entreprises. Dès lors se pose pour les entreprises la question de la conservation : sous quelle forme et pour combien de temps ?

La loi de finance rectificative pour 2016 a modifié les modalités de conservation au 30.03.2017 en prévoyant :

• Que les documents établis sur support papier doivent être conservés pendant 6 ans sur support informatique ou sur support papier. (Art. L 102-B LPF). Il est ainsi possible pour une société qui émet ou reçoit des factures papiers de les numériser sous certaines conditions.
• Que les pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit à déduction de TVA ne doivent plus être conservées dans leur forme original à condition d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures jusqu’à la fin de période de conservation (CGI, art. 289, V).

Toutefois, lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sur support informatique pendant une durée d’au moins 3 ans (Art. L. 102 B et L 169 du LPF).

Commentaires précisant certaines modalités de conservation

Ces dispositions n’étaient pas sans laisser certaines questions ouvertes, de sorte que l’administration fiscale a apporté des réponses le 20 juillet 2018. Les nouveaux commentaires du service de la législation fiscale publiés par la Direction Générale des Finances Publiques sont applicables à compter du 1^er juillet 2018. Les factures émises et reçues avant cette date peuvent être cependant conservées selon les nouvelles règles.

L’administration fiscale rend ainsi plus lisible sa position concernant les conditions de conservation des factures de ventes.

L’option pour les entreprises pour la conservation des factures de vente conçues électroniquement pour être adressées sur support papier est donc la suivante :

• soit imprimer les exemplaires papier des factures de vente, numériser ces exemplaires et les sécuriser (Article A102 B-2 LPF);
• soit sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF ou PDF A3 en garantissant la reproduction à l’identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente (Article A102 B-2 LPF).

La numérisation de ces factures doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique.

Malgré cette précision administrative, le sujet de la conservation des factures reste sur certains points complexe.

Françoise Berton, avocat en droit allemand

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Photo: Chaiyawat