Le registre du commerce en Allemagne

Documents

Il est impossible de donner une liste standard unique pour les raisons suivantes :

• les documents requis dépendent de l’objet de l’immatriculation ;
• le Handelsregister est géré par les ministères de la Justice de chacun des 16 Länder. Ceci signifie qu’un Land peut exiger un document supplémentaire qu’un autre Land ne demande pas.

Type de documents selon les cas d’immatriculation :

1. Lorsqu’ on veut immatriculer une GmbH pour une création d’entreprise, on a besoin des actes de création authentifiés.
2. Lorsqu’on veut changer le gérant d’une GmbH, il faut la décision des associés relative à la révocation du gérant ou sa lettre de démission. Le cas échéant il faut également la décision de nomination du nouveau gérant ainsi qu’une déclaration de sa part relative à son aptitude personnelle avec signature légalisée par un notaire.
3. En cas de changement des associés d’une GmbH, il faut l’acte de cession des parts sociales et il convient de déposer une nouvelle liste des associés actualisée.

Forme des documents :

Une demande d’immatriculation avec signature de l’entrepreneur ou des entrepreneurs est nécessaire. La signature doit être légalisée par un notaire.

Les documents qui sont déposés sont parfois obligatoirement des actes notariés, comme par exemple l’acte de cession de parts d’une GmbH, soit des actes sous seing privé.

Formalités

1. Pour immatriculer son entreprise ou une modification dans le registre de commerce, il faut obligatoirement passer par un notaire. Seul le notaire allemand peut déposer la demande d’immatriculation. Il est donc nécessaire de prendre rendez-vous avec un notaire. Mais comme très souvent, les documents sont préparés par un avocat qui conseille en droit des sociétés allemand, c’est celui-ci qui coordonne tout.
2. Le notaire vérifie l’identité des personnes qui agissent au nom de l’entreprise et recherche le cas échéant les bénéficiaires effectifs de l’entreprise.
3. Le notaire envoie la demande d’immatriculation au tribunal d’instance du siège de l’entreprise. Plus précisément, au sein de ce tribunal d’instance il y a une section qui s’occupe des immatriculations au registre du commerce. Cette section s’appelle tribunal du registre (Registergericht).
4. Il faut payer les frais d’immatriculation à la caisse centrale de la justice du Land.
5. Le tribunal du registre immatricule l’entreprise à créer ou la modification. Il envoie une lettre à l’entreprise l’informant sur cette publication.

Délais et coûts associés

Le délai et les coûts d’immatriculation au registre du commerce dépendent des différentes étapes décrites ci-dessous :

1. Préparation du dossier

Le dossier est préparé avec l’avocat allemand qui rédige les projets et coordonne, pour son client, les étapes suivantes.

2. Rendez-vous notaire pour l’authentification ou légalisation de signature

Le délai pour le rendez-vous notaire dépend des disponibilités du notaire. Le délai dépend aussi de la complexité des documents à préparer en amont. Le cas échéant, le notaire doit recueillir des renseignements relatifs aux bénéficiaires effectifs à l’étranger ce qui peut ralentir. Le rassemblement et la préparation des documents va plus vite avec l’aide d’un avocat.

Exemple : pour la création d’une GmbH, il faut compter un délai d’environ 2 à 6 semaines jusqu’au rendez-vous d’authentification et légalisation avec le notaire.

Les honoraires du notaire sont fixés par la loi. Ils dépendent de l’acte et de la valeur de litige. La loi permet au notaire de prendre en considération la complexité comme le nombre d’associés.

Exemple : pour la création d’une GmbH le service du notaire coûte environ 500 à 900 euros HT.

3. Dépôt de la demande d’immatriculation par le notaire

Le notaire prépare les versions des documents à transmettre. Dans un souci de protection des données personnelles, le notaire n’envoie pas au tribunal du registre de document avec une signature manuscrite de l’entrepreneur. Il établit une version électronique sans sa signature.

Il convient donc de compter pour le dépôt de la demande environ 3 jours ouvrés après le rendez-vous d’authentification.

4. Paiement des frais d’immatriculation

A la réception de la demande d’immatriculation, le tribunal du registre demande le paiement des frais d’immatriculation. Si on veut accélérer l’immatriculation, il faut régler ces frais rapidement. Souvent, des démarches de paiement en interne d’un groupe, des virements internationaux et le fait qu’il y a un centre d’encaissement central qui gère les paiements à tous les tribunaux d’un Land causent des retards.

Exemple : L’immatriculation d’une GmbH coûte environ 200 euros. Le plus vite on paie, le plus vite le tribunal traite la demande. Ce processus de paiement prend environ 2 semaines.

5. Le tribunal vérifie la demande.

Le délai de traitement dépend de la charge de travail du tribunal du registre et de ses effectifs. De l’expérience, le délai va de quelques jours ouvrés jusqu’à 4 semaines.

De manière générale, une immatriculation prend entre 2 semaines et 4 mois.

Le rôle des notaires et des tribunaux

Le notaire

Il joue un rôle clé. Il vérifie l’identité des personnes qui participent à l’entreprise, recherche les bénéficiaires effectifs, authentifie les actes si nécessaire et légalise les signatures. Il est le seul qui communique des demandes d’immatriculation ou de modification au tribunal du registre. Il dispose d’une messagerie électronique à laquelle uniquement les notaires ont accès.

Le tribunal du registre

Il procède à l’immatriculation. Le tribunal du registre est une section au sein du tribunal d’instance. C’est le siège de l’entreprise qui détermine le tribunal du registre compétent. En Allemagne, la justice relève de la compétence du Land. Ainsi, le service de www.handelsregister.de est un projet commun de tous les Länder qui l’alimentent avec les renseignements sur leurs entreprises locales.

Lorsqu’on n’arrive pas à trouver un renseignement en ligne, c’est qu’il s’agit peut-être d’un acte antérieur à 2007 qui n’est pas disponible sous forme électronique. Dans ce cas il faut demander le renseignement par écrit au tribunal du registre compétent en fonction du siège de l’entreprise.

Les obligations post-immatriculation

Il n’y a pas d’obligation, sauf en cas d’un nouvel évènement qui doit être immatriculé.

Exemples :

1. L’entreprise donne une délégation de pouvoir (Prokura) à un collaborateur qui devient ainsi Prokurist. Bien que la Prokura est valable sans immatriculation, la loi prévoit qu’elle doit être publié dans le registre du commerce. La Prokura figure sur le kbis.
2. Un investisseur acquiert des parts sociales d’une société par augmentation de capital. Il faut modifier le capital social dans le kbis et les statuts et actualiser la liste des associés dans le registre du commerce.

Mise à jour des informations : quand et comment ?

Comment ça marche ?

Pour une mise à jour des données il faut prendre rendez-vous avec le notaire. Les notaires sont les seuls qui sont habilités à communiquer des demandes d’immatriculations ou modification au tribunal du registre.

Sanctions en cas de non-respect des obligations

En cas de non-respect de l’immatriculation d’un renseignement, le tribunal du registre doit contraindre l’entreprise à procéder à l’immatriculation. Il peut fixer pour cela une astreinte qui peut aller jusqu’à 5 000 euros.

Autres effets du non-respect des obligations

Dans certains cas, l’immatriculation dans le registre du commerce est nécessaire pour produire des effets juridiques.

Exemple : La création d’une GmbH doit être immatriculée. Avant l’immatriculation, la société n’existe pas pleinement. L’immatriculation est donc vitale. Elle est « constitutive ».

Dans d’autres cas, c’est le défaut de transparence qui peut porter préjudice à l’entreprise.

Exemple : Défaut d’immatriculation d’un nouveau gérant d’une GmbH : Le gérant nommé par une décision des associés peut déjà engager la responsabilité de la société. L’immatriculation du gérant n’est pas « constitutive ». Elle est toutefois nécessaire pour la transparence. Lorsque le gérant non immatriculé signe une lettre de licenciement adressée à un salarié, le salarié peut refuser et ainsi annuler la lettre du fait qu’il ne peut pas voir dans le registre du commerce que le signataire est le gérant.

Différences majeures avec le registre du commerce en France

• En Allemagne, le registre du commerce est tenu par le tribunal d’instance et les immatriculations les plus importantes sont effectuées par un juge professionnel tandis qu’en France, le RCS est géré par le tribunal de commerce.
• En Allemagne il y a forcément un notaire qui est impliqué dans l’immatriculation. En France, les demandes d’immatriculation sont déposées par voie électronique sur un site appelé guichet unique. Le guichet unique peut au choix de l’entreprise être utilisé directement par un représentant de l’entreprise ou un professionnel spécialisé mandaté par l’entreprise tels qu’un expert-comptable, un avocat, un centre de formalités des entreprises ou encore un notaire.
• En Allemagne, en général, l’immatriculation est constitutive : l’évènement immatriculé n’existe juridiquement qu’à partir du moment où il est immatriculé, alors qu’en France, l’immatriculation n’a le plus souvent qu’un effet d’opposabilité aux tiers.

Cas pratiques : Exemples de créations et de mises à jour immatriculées

Immatriculation de la création d’une GmbH

• L’avocat rédige les statuts et éventuellement le pacte d’associés
• L’associé unique ou les associés et le futur gérant signent devant le notaire les documents de création respectifs :
  • le protocole de création authentifié, signé par les associés et contenant les statuts et le procès-verbal de la première assemblée des associés nommant le gérant,
  • la déclaration personnelle du gérant relative à son aptitude d’exercer la fonction de gérant avec signature légalisée par le notaire,
  • la liste des associés signée par le gérant et
  • la demande d’immatriculation signée par le gérant.
• Il faut ouvrir un compte bancaire au nom de la société en création. Les associés y versent le capital social de 25 000 euros dont au moins la moitié doit être payée immédiatement. Le gérant envoie un relevé bancaire au notaire.
• Le notaire envoie la demande d’immatriculation par messagerie électronique spécifique aux notaires au tribunal d’instance du siège de la société. Il joint à la demande les documents de création ci-dessus.
• En général, le tribunal demande ensuite le paiement d’un acompte au titre des frais d’immatriculation qui s’élèvent à environ 200 euros.
• Le tribunal vérifie d’abord les documents de création et immatricule la société.
• Il faut payer les honoraires du notaire d’environ 900 euros HT.

Immatriculation de la création d’une entreprise individuelle 

• L’entrepreneur individuel signe la demande d’immatriculation devant un notaire. Le notaire légalise la signature.
• Le notaire envoie la demande d’immatriculation au tribunal du registre.
• Les honoraires du notaire s’élèvent à environ 100 euros HT. Les frais d’immatriculation au registre du commerce sont d’environ 70 euros.

Mise à jour avec le changement du gérant d’une GmbH 

Documents

• la décision des associés relative à la révocation du gérant (acte sous seing privé des associés) ou sa lettre de démission (acte sous seing privé du gérant),
• la décision de nomination du nouveau gérant (seing privé des associés),
• la déclaration sur l’honneur du nouveau gérant relative à son aptitude personnelle signée avec signature légalisée par un notaire et après avoir été informé par le notaire de ses obligations légales en tant que gérant et
• demande d’immatriculation signée soit par le gérant si la révocation ou la démission est censée prendre effet à partir de l’exmatriculation soit par le nouveau gérant déjà nommé.

Frais

Honoraires de l’avocat, du notaire et du tribunal du registre du commerce.

Mise à jour avec une augmentation de capital d’une GmbH

Documents

• décision des associés, prise par une majorité qualifiée et authentifiée par le notaire relative à la modification des statuts,
• le cas échéant décision relative à la répartition des nouveaux apports,
• déclaration de souscription par l’associé respectif authentifiée par le notaire,
• demande d’immatriculation de l’augmentation du capital signée par le gérant avec légalisation de signature par le notaire,
• liste des associés actualisée et signée par le notaire et
• déclaration du gérant attestant le paiement de l’augmentation sur le compte de la société.

Frais

Honoraires de l’avocat, du notaire et du tribunal du registre du commerce.

L’immatriculation en Allemagne des succursales étrangères

Les succursales à l’étranger d’une société de droit allemand ne peuvent pas être immatriculées dans le registre du commerce allemand. Seules les succursales sur le territoire allemand d’une société de droit allemand doivent et peuvent être immatriculée dans le registre du commerce.

Obligation de dépôt des comptes annuels

• Les sociétés commerciales allemandes doivent non seulement informer leurs associés en leur communiquant leurs comptes annuels mais aussi les publier au registre du commerce. L’étendue des comptes annuels à publier varie en fonction de la taille de la société. La taille est déterminée sur la base du chiffre d’affaires, le nombre de salariés et le bilan. Les grandes et moyennes sociétés de capital doivent faire examiner leurs comptes annuels par un commissaire aux comptes.
• Les comptes annuels ne sont pas publiés régulièrement au registre du commerce. Les comptes annuels sont publiés dans le journal officiel électronique (elektronischer Bundesanzeiger) et depuis les exercices dont le début est après le 31 décembre 2021 progressivement dans le registre des entreprises.  Les comptes annuels récents sont donc disponibles dans le registre des entreprises (Unternehmensregister).
• Exceptionnellement les comptes annuels figurent dans le registre du commerce lorsqu’une société fait l’objet d’une transformation ou participe à une fusion.

Comment est organisé le Handelsregister allemand ?

• Ce sont les tribunaux d’instance qui s’occupent du registre du commerce. Le tribunal d’instance a une section qu’on appelle tribunal du registre (Registergericht).
• Les demandes d’immatriculation sont traitées par des juges professionnels et des auxiliaires de justice. Certaines immatriculations et exmatriculations sont réservées au juge.
• Le registre du commerce peut refuser l’immatriculation lorsque les documents sont incomplets ou imprécis, lorsqu’il y a une erreur ou lorsqu’il y a un risque de conflit. Dans ce cas il permet aux entrepreneurs la possibilité de rectifier.

Exemples :

1. La dénomination peut être confondue avec celle d’une entreprise déjà existante.
2. L’activité commerciale, donc l’objet de la société, est trop large ou imprécise.

• L’Allemagne est un État fédéral. Ce sont en principe les Länder qui organisent la justice. Ainsi, le site www.handelsregister.de est un projet commun des 16 Länder. Aussi, il est possible que le Land décide que ce n’est pas chaque tribunal d’instance qui a une section pour les affaires du registre du commerce mais qu’il y en a un tribunal d’instance central compétent pour le registre du commerce pour le secteur de plusieurs tribunaux d’instance.
• Le registre du commerce comprend deux sections.
  • La section A (HRA) pour les entrepreneurs individuels, les sociétés commerciales de personnes et les groupements européens d’intérêt.
  • La section B (HRB) pour les sociétés de capital.

Comparaison des obligations et procédures avec la France

• La grande différence réside dans le fait qu’il est impossible en Allemagne de faire une formalité d’immatriculation sans passer par un notaire.
• Il n’y a pas en Allemagne l’équivalent du Guichet Unique ou de centre des formalités des entreprises qui centralise les informations vers le registre du commerce et vers les organismes sociaux et fiscaux.
• Il n’existe pas de numéro SIREN, qui est national en Allemagne. Le numéro d’immatriculation au RCS en Allemagne est lié au registre du commerce local. Il est donc toujours important de connaitre non seulement le numéro d’immatriculation mais aussi le lieu du registre du commerce.
• Les entrepreneurs français ont l’habitude de voir le capital social de leurs partenaires commerciaux sur le papier en tête. Les sociétés allemandes n’affichent pas leur capital social. Pour le connaître, il convient de consulter le kbis.

Implications pour les entreprises franco-allemandes