Le calcul des heures supplémentaires

Les règles du droit du travail français sur le temps de travail sont compliquées et tournent souvent au casse-tête. Dans la pratique, la question la plus courante est celle des modalités de calcul des heures supplémentaires. Voici un petit guide à l’usage de ceux qui doivent concrètement calculer et payer les heures supplémentaires.

Le recours aux heures supplémentaires

La question du traitement des heures supplémentaires se pose fréquemment en pratique. En effet, en 2016, les français effectuaient 36,3 heures de travail habituel hebdomadaire, c’est-à-dire lors d’une semaine sans événement particulier, contre 34,8 heures en moyenne pour les salariés allemands.

Or, en France la durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine. Si rien n’est précisé dans le contrat de travail français sur le temps de travail, c’est la semaine de 35 heures qui s’applique pour le temps de travail.

Ainsi, hormis le système d’heures d’équivalence, toute heure effectuée au-delà de 35 heures de travail effectif par semaine constitue une heure supplémentaire. Par conséquent, la réalisation de ces heures supplémentaires est fréquente.

L’employeur peut en droit du travail imposer au titre de son pouvoir de direction au salarié de faire des heures supplémentaires, moyennant un délai de prévenance suffisant. Cependant, l’employeur est, sauf exception, limité par le contingent annuel d’heures supplémentaires fixé par la convention collective de l’entreprise ou, à défaut, par la loi (220 heures par an). En outre, l’employeur doit respecter la durée maximale hebdomadaire de travail lorsque l’un de ses salariés effectue des heures supplémentaires. Le salarié, de son côté, ne dispose pas pour autant d’un droit aux heures supplémentaires.

En principe, tous les salariés peuvent prétendre au paiement d’heures supplémentaires, y compris les cadres.

Cependant, ne sont notamment pas concernés par les heures supplémentaires :

• Les salariés travaillant selon un forfait annuel en jours ;
• Les VRP, dès lors qu’ils n’ont pas un horaire contrôlable ;
• Les cadres dirigeants ;
• Les gérants salariés qui fixent eux-mêmes leurs horaires ;
• Les salariés à temps partiel ;
• Les employés de maison, les assistantes maternelles, les concierges et employés d’immeubles d’habitation.

De plus, toutes les heures effectuées par le salarié au-delà de la durée légale du travail ne constituent pas des heures supplémentaires.

Ne constituent notamment pas des heures supplémentaires les heures correspondant à la journée de solidarité, les heures reportées d’une semaine sur l’autre par le salarié dans le cadre d’un horaire individualisé ou encore les heures de récupération. De la même façon, les heures non travaillées qui ne sont pas assimilées à du travail effectif pour le calcul de la durée du travail ne doivent pas être prises en compte. Les jours de congés payés et les heures supplémentaires ne sont pas à mettre en relation.

Le calcul du nombre d’heures supplémentaires

Même en cas de mensualisation, c’est-à-dire de calcul de la durée du travail sur le mois et non sur la semaine, les heures supplémentaires se calculent dans le cadre de la semaine civile, soit du lundi à 0 heures jusqu’au dimanche à 24 heures. Sauf dérogations particulières, il n’y a pas de compensation possible entre les semaines.

Par conséquent, lorsqu’un salarié dont le contrat de travail fixe la durée hebdomadaire de travail à 35 heures effectue 39 heures une semaine et, en raison du manque de travail, 31 heures la semaine suivante, il a droit au paiement de ses 4 heures supplémentaires. Toutefois, lorsque l’organisation du temps de travail se fait sur une période supérieure à la semaine, le calcul des heures supplémentaires peut se faire dans un autre cadre que celui de la semaine.

Depuis la loi Travail du 8 août 2016, la période de référence peut être portée à 3 ans par accord d’entreprise ou d’établissement, à condition que cela soit autorisé par l’accord de branche.

A noter que si une convention de forfait heures a été conclue avec le salarié, ce forfait inclut déjà des heures supplémentaires fixes payées. Ainsi, seules les heures accomplies au-delà de ce forfait doivent être rémunérées en sus.

Par exemple, il est possible de s’accorder sur un salaire forfaitaire de 3 000 euros bruts pour 39 heures par semaine, le salaire forfaitaire incluant alors la majoration pour heures supplémentaires des 4 heures supplémentaires fixes.

La base de calcul des heures supplémentaires

Pour calculer correctement la valeur d’une heure supplémentaire, il convient d’abord de calculer le salaire horaire de base.

Il s’agit d’inclure dans le salaire du salarié toute somme versée en contrepartie directe du travail fourni. C’est notamment le cas des primes qui font partie intégrante de la nature du travail telles que par exemple une prime de froid ou une prime de rendement directement liée au travail du salarié (arrêt Cass. Soc., 29 avril 1970, n°69-40.263). En toute logique, une prime de rendement non liée au rendement individuel du salarié est donc exclue de la base de calcul des heures supplémentaires.

De la même façon, les éléments de rémunération variable constituant des contreparties directes du travail du salarié doivent également entrer dans l’assiette de calcul des heures supplémentaires (arrêt Cass. Soc, 17 déc. 1996, no 93-42.003).

Cependant, les remboursements de frais professionnels n’ayant pas une nature salariale, il convient de les exclure de la base de calcul des heures supplémentaires.

Le calcul des heures complémentaires pour un salarié à temps partiel

Les salariés qui travaillent à temps partiel réalisent des heures complémentaires lorsqu’ils travaillent au-delà de la durée contractuelle de travail. Il s’agit donc de l’équivalent de l’heure supplémentaire réservée au salarié à temps complet, mais avec un cadre légal différent.

Leur nombre est restreint. Il n’est ainsi pas possible de faire réaliser au salarié d’ordinaire à temps partiel des heures complémentaires qui porteraient sa durée hebdomadaire de travail à 35 heures (temps complet). De plus, le nombre hebdomadaire d’heures complémentaires qu’un salarié à temps partiel peut travailler chaque semaine est limité à un certain seuil fixé par la loi ou par la Convention collective applicable à l’entreprise.

Par ailleurs, les heures complémentaires sont légalement majorées de 10% pour chaque heure accomplie, dans la limite de 1/10ème de la durée du travail fixée dans le contrat et 25% pour chaque heure accomplie au-delà et dans la limite de 1/3 de la durée contractuelle de travail.

Enfin, le salarié peut valablement refuser d’effectuer des heures complémentaires s’il a été tardivement informé ou s’il existe une limite dans son contrat au nombre d’heures complémentaires qu’il peut accomplir.

La majoration des heures supplémentaires

Le principe est le suivant :

• A partir de la 36ème heure et jusqu’à la 43ème heure réalisée dans la semaine, le salaire de base doit être majoré de 25% du salaire horaire de base.
• A partir de la 44ème heure travaillée dans la semaine, le salaire horaire de base est majoré de 50% du taux horaire.

Par exception, la convention collective applicable peut prévoir un taux de majoration horaire différent, sans que ce taux ne puisse être inférieur à 10%, ainsi qu’une répartition différente de celle fixée par la loi.

Par ailleurs, les heures supplémentaires de nuit, c’est-à-dire réalisées pendant la plage horaire entre 21 heures et 7 heures du matin sont légalement majorées de 75%. De la même manière que pour les heures supplémentaires de jour, une convention ou un accord collectif peuvent modifier ce taux et redéfinir la plage horaire de nuit.

Le paiement des heures supplémentaires

Lorsque les heures supplémentaires sont rémunérées et non récupérées sous forme de repos, l’employeur peut choisir de :

• payer les heures supplémentaires. Elles doivent alors impérativement figurer distinctement sur le bulletin de paie du salarié ;
• octroyer un repos compensateur d’une durée équivalente à la rémunération des heures supplémentaires. Par exemple, toute heure majorée de25% donne lieu à un repos compensateur de 1 heure 15 minutes.

On constate en pratique un recours régulier aux RTT (réduction du temps de travail) dans les entreprises qui fixent la durée collective du travail à plus de 35 heures. Des heures de repos complémentaires sont ainsi offertes aux salariés en contrepartie des heures supplémentaires réalisées.

En outre, depuis le 1er janvier 2019, le gouvernement a décidé de rendre plus attrayantes les heures supplémentaires. Pour les salariés, les mesures temporaires mises en place sont particulièrement intéressantes puisque les heures supplémentaires sont défiscalisées au profit du salarié, dans la limite de 5 000 euros par an. Ce plafond a été porté à 7500 euros pour les revenus de l’année 2022 à déclarer en 2023.

Par ailleurs, ces heures supplémentaires ne sont pas soumises à cotisations sociales selon un taux maximal de réduction de 11,31%. Notons qu’il en va de même pour les heures complémentaires.

Ces mesures ont été prolongées pour l’année 2022. Cependant, l’employeur ne doit pas oublier que ces évolutions sont essentiellement dédiées aux salariés. Ainsi, même s’il apparaît que la négociation d’une augmentation de la durée du travail des salariés sera probablement facilitée, il convient de rappeler que le contrôle du volume d’heures supplémentaires dans l’entreprise est fondamental.

La preuve des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont au cœur de nombreux contentieux devant le conseil de prud’hommes. La question de la preuve des heures supplémentaires est cruciale.

La charge de la preuve des heures supplémentaires est partagée entre l’employeur et le salarié.

Il appartient au salarié de fournir en premier des éléments de nature à rendre sa demande crédible. Il ne suffit pas d’affirmer qu’il a réalisé des heures supplémentaires. Il doit apporter en justice des éléments de fait qui montrent qu’il a réalisé des heures supplémentaires. La preuve est libre sous réserve de loyauté. La jurisprudence accepte régulièrement comme preuve des heures supplémentaires par exemple :

1. un enregistrement technique des heures supplémentaires sur logiciel ou application,
2. un décompte d’heures par fichier
3. un décompte des horaires de prise de poste et de fin de service,
4. un agenda personnel,
5. des emails attestant de l’activité du salarié en dehors des horaires de travail.

Si les preuves apportées par le salarié sont suffisamment précises, l’employeur doit y répondre et fournir ses propres éléments de preuve pour les contrer et justifier des horaires effectivement réalisés par le salarié.

La Cour de cassation a récemment rappelé dans deux arrêts que le juge ne peut pas écarter les preuves produites par le salarié en raison de leur insuffisance supposée car cela lui ferait porter la charge exclusive de la preuve (Cour de cassation, chambre sociale, 14 décembre 2022, pourvois n° 21-18.036 et 21-18.139).

Dans le premier arrêt, la salariée avait produit aux débats des agendas précisant l’ensemble des tâches exécutées et l’amplitude horaire pour chaque période travaillée, ainsi que des témoignages, et un décompte hebdomadaire des heures travaillées. La Cour d’appel l’avait déboutée au seul motif que les agendas comportaient des mentions ajoutées a posteriori pour les besoins du litige qui les rendaient, d’après la Cour d’appel, non fiables et non crédibles. La Cour de cassation a cassé l’arrêt car il faisait peser la charge de la preuve sur la salariée seulement.

Dans l’autre arrêt, le salarié avait produit :

1. un tableau de décompte des temps de travail,
2. un rapport de l’inspection du travail avec les heures de début et de fin de travail,
3. des relevés de mails adressés par le salarié et
4. des attestations.

La Cour d’appel avait considéré que ces éléments étaient insuffisants. La Cour de cassation a cassé l’arrêt

La réglementation française sur le temps de travail et les heures supplémentaires est très stricte. Si vous avez besoin de conseils qualifié sur le droit du travail français, contactez notre cabinet d’avocats.

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Françoise Berton, avocat en droit allemand

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