La prise de congés payés: droits et obligations des salariés

Les congés payés constituent un droit essentiel pour tous les salariés en France, quel que soit leur contrat de travail (CDD, CDI ou intérim) ou leur temps de travail (temps complet ou temps partiel), garantissant à la fois le repos nécessaire et le maintien des revenus. Cependant, leur prise doit se conformer à certaines règles définies par le droit du travail français. Cet article vise à éclaircir les modalités d’acquisition et de prise des congés payés, ainsi que les conséquences d’une non-conformité par le salarié.

Combien de jours de congés payés ?

Période de référence pour le calcul des congés payés

La période de référence permet de calculer le nombre de congés payés s’étend par défaut du 1^er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Certaines conventions collectives prévoient une période de référence différentes, qui s’étendent par exemple du 1^er janvier au 31 décembre.

Acquisition des congés payés

Voici les règles essentielles à prendre en compte pour connaitre le nombre de jours de congés payés auxquels un salarié a droit :

• Chaque salarié acquiert son droit à des congés payés dès sa prise de fonction effective sans avoir à attendre durant une période minimale de travail ;
• Chaque salarié acquiert au minimum 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables sur une année complète (ou 2,08 jours ouvrés soit 25 jours ouvrés par an). Certaines conventions collectives ou contrats de travail prévoient plus de jours de congés payés ;
• Les salariés ont également droit à des congés payés pendant un arrêt maladie ;
• Les congés payés sont pris en nature sous forme de repose. Si ce n’est pas possible, comme en cas de départ de l’entreprise, le salarié a droit à une indemnité de congés payés, qui fait partie intégrante des indemnités de fin de contrat.

Comment se passe la prise des congés payés ?

La demande de congé doit être soumise à l’employeur, qui peut l’accepter ou la refuser en fonction des nécessités de service ou en cas de circonstances exceptionnelles. Le refus par l’employeur ne doit jamais être abusif.

L’employeur doit fixer l’ordre de départ des congés en fonctions de plusieurs critères légaux notamment la situation de famille, l’ancienneté, ou l’activité chez un autre employeur. Certaines conventions collectives prévoient des critères supplémentaires.

L’employeur peut fixer des périodes de prise de congé, souvent durant l’été. Il doit par contre informer les salariés de la période de prise de congés 2 mois avant l’ouverture de la période.

L’employeur ne peut pas modifier la date des congés payés moins d’un mois avant la date prévue. A l’inverse, si le salarié souhaite modifier ou annuler la date de ses congés payés, il doit obtenir l’accord de son employeur et suivre une procédure similaire à celle de la demande initiale.

Les congés payés peuvent être fractionnés, mais le salarié a droit à un congé principal de 12 jours ouvrables consécutifs, en règle générale sur la période allant du 1^er mai eu 31 octobre. Il ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables d’affilée. Certaines conventions collectives prévoient des congés supplémentaires pour fractionnement.

Quelles sont les obligations des salariés pour la prise de congés payés ?

Respect des procédures de demande de congés payés

Les salariés doivent respecter les procédures internes de demande de congés et les périodes fixées par l’employeur. Les salariés doivent généralement remplir un formulaire spécifique, soit en version papier, soit via un système en ligne, en indiquant les dates souhaitées pour leur congé.

Les entreprises peuvent exiger un préavis pour la demande de congé, dont la durée varie selon les politiques internes.

Exemple de procédure interne en France :

1. Validation par la hiérarchie via un logiciel
2. Fixation éventuelle de critères d’approbation (nécessités de service, période de l’année, disponibilité des autres salariés, etc).
3. Notification au salarié de l’acceptation ou du refus de sa demande dans un délai raisonnable et au plus tard 1 mois avant la date demandée
4. Confirmation écrite

En général, les entreprises planifient les absences afin de s’assurer que toutes les fonctions et responsabilités sont couvertes pendant la période de congé et essaient de répartir au mieux les différents congés payés entre les salariés, sauf en cas de fermeture de l’entreprise en période estivale par exemple ou à noël.

Certaines entreprises prévoient aussi des restrictions comme par exemple un nombre maximum de jours consécutifs, des périodes de blocage, etc. mais cela ne doit jamais être abusif et doit toujours être compatible avec le droit à tout salarié d’avoir des congés payés. Si un congé payé est refusé en raison d’une restriction, le congé doit être pris à une autre date.

Salarié en arrêt maladie et congés payés

Droit aux congés payés durant l’arrêt maladie

Le salarié acquiert des congés payés selon le calcul habituel durant son arrêt maladie, dès lors que celui-ci est régulier.

Obligation d’information de l’employeur sur la non prise des congés payés

Si des salariés sont en arrêt maladie, l’employeur est tenu de les informer de leurs droits à prendre les congés payés acquis pendant toute la période de maladie, afin de faire démarrer la prescription pour la prise de congés payés. Sinon, les droits à congés peuvent continuer à être réclamés. Les employeurs doivent pouvoir justifier qu’ils ont accompli les diligences permettant aux salariés d’exercer effectivement leurs droits à congés payés. Les diligences acceptées peuvent être par exemple l’information des salariés sur l’ordre des départs en congés 1 mois à l’avance ou sur la période de prise de congé principal au moins 2 mois à l’avance, la mention de la date des congés sur la fiche de paie, l’information écrite précisant le reliquat de congés acquis, les délais dans lesquels les congés payés peuvent être pris…etc.

Quelles sont les conséquences d’une prise de congé non autorisée ?

En principe, en l’absence de réponse de l’employeur à une demande de congés payés, le salarié ne commet pas de faute s’il part quand même, tant que le salarié peut prouver que l’employeur avait connaissance des dates de congés et qu’il n’a formulé aucune restriction.

Cependant, la jurisprudence est plus stricte quand le salarié a omis d’informer son employeur.

L’absence injustifiée (l’abandon de poste ayant une définition plus limitée) peut entraîner des sanctions allant de l’avertissement à la rupture du contrat de travail comme en témoigne l’arrêt rendu la Cour de cassation en date du 13 décembre 2023 (n°22-17.890).

En l’espèce, un salarié s’est absenté de l’entreprise pendant un mois, sans avoir au préalable sollicité l’acceptation de ses congés et sans avoir prévenu son employeur. S’en suit alors le licenciement pour faute grave du salarié. La Cour considère le licenciement comme justifié mais ne retient pas la faute grave. La Cour souligne que ce n’est pas tant la longue absence du salarié qui justifie la rupture du contrat de travail, mais l’absence d’information de l’employeur.

La Cour précise cependant que l’employeur peut toujours être condamné à des dommages et intérêts s’il n’a pas pris les mesures permettant d’assurer aux salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé. On peut donc retenir que le manquement de l’employeur dans l’organisation des départs en congés ne protège pas pour autant le salarié qui part en congés sans prévenir personne.

Conclusion

La prise de congés payés en France est encadrée par des règles précises, trouvant souvent leur source dans le droit européen qui insiste sur le droit au repos. Ces règles visent à équilibrer les besoins de l’entreprise et les droits des salariés. Le respect de ces règles est crucial pour maintenir un environnement de travail harmonieux et éviter les conflits. Il est donc important pour les salariés de bien comprendre ces règles et pour les employeurs de les appliquer de manière équitable.

Françoise Berton, avocat en droit allemand

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